正直に言う。
内製化というと、外注費を削り、コスト削減が可能となる。聞こえはいい。
しかし、こんな笑い話がある。
私がまだ新人のころ、前任者からこんな話を聞いた。「俺があの仕事を内製化してやったんだぜ」という自慢話だった。もともと外注していた業務を、自分ができるからと内製化した、と。
その前任者は、辞めた。
その仕事は今、私が引き継いでいる。
なんだそれは。
引き継ぎと呼べないものを渡された
その業務は、役所に提出する、ある申請業務だった。書類の種類が多く、記載内容も細かい。一度やればすぐ覚えられる、という類のものではなかった。
当時の引き継ぎの内容は、こうだった。
「こんなことをします」という簡単なメモ。「中身は自分で調べてね」。「過去の申請内容はあるから自分で見てね」。
以上だ。
これを引き継ぎと呼ぶのは、さすがに無理がある。
役所に何度も足を運んだ
最初は、よくわからないなりに書類を作った。「こんな感じかな」という感覚で持っていった。
当然、不備だらけだった。
役所の窓口で指摘をもらう。直す。また持っていく。また別の不備が見つかる。
持参する部数が足りなかった。必要な書類が欠けていた。記入する数値が違った。記載している年度が間違っていた。
一度で通ったことは、最初のうちはなかった。
それでも毎回メモを取った。指摘された内容を記録して、自分でマニュアルを作っていった。何度も足を運ぶうちに、だんだん品質が安定してきた。
内製化の本当のコスト
「できる人が内製化した」という話は、表面上はコスト削減に見える。外注費がなくなるから。
でも、実際のコストはどこに消えたのか。
その人の頭の中に移っただけだ。
ノウハウ、判断基準、過去の経緯。それが文書化されることなく、一人の社員の脳内にブラックボックスとして蓄積される。その社員が辞めた瞬間、コストは消えるどころか、後任者のトライアンドエラーという形で、何倍にもなって返ってくる。
私の場合が、まさにそうだった。
属人化は「できる人」がいるほど進む
皮肉なことに、属人化は、できる人のところでこそ進む。本当にそうなのかは、正直わからない。でも、少なくとも私は、そう感じている。
できる人が、自分のやり方で効率よく仕事をこなす。周りはその人に任せれば回るから、あえて仕組みを作ろうとしない。本人も、自分がいる間は問題が起きないから、危機感を持ちにくい。
こうして「できる人がいるから成り立っている」という状態が、何年も続く。
以前、属人化が時限爆弾のように危ういという話を書いた（この記事）。この時はベテランが抜けるリスクの話だったけれど、今回はそれとは少し違う。「できる人が、自ら内製化して抱え込んだ」結果の属人化だ。タイムボムの針は、有能な人がいるほど、静かに進んでいく。
今、自分がやっていること
トライアンドエラーで作ったマニュアルは、今も更新し続けている。
次に誰かが引き継ぐ時、同じ苦労をさせたくない。それだけだ。
内製化そのものが悪いわけではない。ただ、「できる人が内製化した」で終わらせてはいけない。仕組みに落とし込んで初めて、本当の内製化と言えると思っている。
「総務・労務・経理で悩むあなたに、現場から届けます。」
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