入社手続きを会社側がやること全部まとめた〜期限・チェックリスト付き〜

正直に言う。

「採用、決まったから」

その一言を聞いた瞬間、私の頭の中では、十数種類の書類と、5日以内という期限が、一斉に動き出す。おめでとう、よりも先に、段取りが回り始める。これはもう、職業病みたいなものだ。

入社手続きは、地味で、重くて、ミスが許されない。入社1人につき、書類が十数種類以上発生する。多くは社員側が記入・提出するものだが、受け取った後に会社側がやることが、これまた山ほどある。

今日は、その「会社側がやること」を、全部並べてみる。これから総務をやる人、今まさに手続きの渦中にいる人の、地図になればいい。

内定が決まったら、まず動くこと
書類が届くまでが、一苦労
法定手続きと期限
一番しんどい作業：紙からの転記
チェックリスト（会社側がやること）
中途入社者は、追加で確認が必要
正直に言うと

内定が決まったら、まず動くこと

内定が出たら、即座に書類一式を郵送する。案内文・各種届出書・返信用封筒をまとめて送る。スピード勝負だ。ここでもたつくと、後の全部が後ろにずれる。

送付はレターパック。返信用封筒は簡易書留にしている。個人情報が含まれるかどうかで使い分けるためだ。こういう細かい使い分けは、誰も教えてくれない。先輩のやり方を見て、自分で覚えていくしかない。

制服・作業着のサイズだけは、入社2週間前を切る場合に電話連絡が必要になる。納期の都合だ。ここだけは、うっかり忘れると初日に制服がない、という事態になる。地味だが、侮れない。

書類が届くまでが、一苦労

書類を送ったら、次は「待ち」の時間だ。そして、これが思った以上に、こちらの精神を削ってくる。

社員から書類が返ってくるスピードは、本当に人それぞれだ。

翌日には返してくれる、ありがたい人。何度催促しても、のんびり構えている人。こちらが「お早めに」と赤字で書いて送ったのに、なぜか一番最後になる人。不思議なもので、急いでほしい時に限って、なかなか揃わない。

でも、ここで急かしすぎるのも違う。相手にも事情がある。だから、期限を見ながら、頃合いを見て、角が立たないように一本連絡を入れる。「ご準備、いかがでしょうか」と。この匙加減も、地味に神経を使う。

届いたら、すぐ中身を確認する。記入漏れ、押し忘れ、添付書類の不足。何かあれば、すぐ電話だ。そして、揃ったものから順番に、手続きを進めていく。

法定手続きと期限

さて、ここからが本番。一番、気が抜けない部分だ。

手続き	提出先	期限
社会保険加入届	年金事務所	資格取得から5日以内
雇用保険加入届	ハローワーク	資格取得翌月10日まで
扶養控除等申告書	社内保管（税務用）	揃い次第

見てほしいのが、社会保険の「5日以内」。これが、なかなかにシビアだ。

入社日から5日。その間に、本人から書類が返ってきて、内容を確認して、届出書を作って、提出する。他の緊急案件が重なった週にこれが来ると、もう綱渡りだ。優先度は一番上に置いているが、一人で現場を回していると、正直、肝が冷える時がある。

制度の細かい部分や最新の様式は、日本年金機構の資格取得手続きのページで確認できる。期限や添付書類は変わることもあるので、迷ったら必ず公式を当たってほしい。

一番しんどい作業：紙からの転記

そして、この仕事には、私が密かに「最難関」と呼んでいる作業がある。

紙からの、転記だ。

うちの会社では今も、書類のやりとりが全て紙で回っている。だから、マイナンバー、扶養家族の情報、基礎年金番号——これらを、紙から目視で一文字ずつ拾って、給与システムや社会保険の届出書に打ち込んでいく。

これが、怖い。数字の桁が一つ違うだけで、別人の手続きになりかねない。だから、打ち込んでは確認し、また見比べる。神経をすり減らす作業だ。肩がバキバキになる。

転記が終わったら、完成した届出書を特定記録郵便で、年金事務所とハローワークへ送る。そこまでやって、ようやく一人分が終わる。

この一連の流れを、入社のたびに、一人ずつ繰り返す。

チェックリスト（会社側がやること）

頭で覚えようとすると、必ずどこかが抜ける。だから、私はリストにして潰していく。会社側がやることを、まとめておく。

□ 書類一式を郵送（レターパック＋返信用簡易書留封筒同封）
□ 返送書類の受取・内容確認・不備対応
□ 社会保険加入届の作成・提出（5日以内）
□ 雇用保険加入届の提出（翌月10日まで）
□ 扶養控除等申告書の社内保管
□ 給与振込口座の登録
□ マイナンバーの収集・保管
□ 健康診断個人票の保管
□ 通勤手当・住宅手当の算定
□ 制服・名刺・印鑑・携帯等の手配
□ マイカー通勤の場合は車検証・保険証券の確認