属人化という名のタイムボム〜ベテラン社員の定年で危機を迎える中小企業の労務管理〜

正直に言う。

うちの管理部門には、ベテランが2人いる。

給与担当のA部長代理と、総務担当のB部長代理。2人とも長年この会社で管理部門を支えてきた、プロフェッショナルだ。

問題は、その「プロフェッショナル」ぶりが、実は大きなリスクになっているということだ。

ベテラン2人がいなければ成り立たない労務管理

A部長代理は、給与計算全般を担っている。出勤簿の集計から給与システムへの入力、賞与・査定・昇給・退職金まで、給与に関わることは全て把握している。

B部長代理は、総務全般。社員の慶弔対応、車両管理、携帯管理、各種手続き。こちらも全て頭に入っている。

毎月の締め日になると、先輩たちは各拠点から送られてくる出勤簿と格闘する。FAXや郵便で届く紙の束を、何日もかけて目視で集計していく。

これが「成り立っている」という事実が、ある意味、恐ろしい。

あなたの職場にも、こういう人はいないだろうか。

中小企業の属人化問題：ルールは全て口頭

2人のやり方には、独自のルールがある。

書類の記載方法、帳票の提出順番、フォーマットの細かい決まり事。それらは一切文書化されておらず、全て口頭で伝えられる。

私がそのルールを外すと、指摘が入る。悪意はない。でも、そのルールがどこにも書いていないから、私は自分でメモを取り、独自のマニュアルを作るしかない。

それでも、漏れる。なぜなら、先輩のルールを、私がまだ全部は把握しきれていないからだ。

定年退職までのカウントダウン

2人の退職まで、あと2〜3年。

管理部長からは「急がなくていい」と言われている。でも私には、このカウントダウンが、静かに進んでいるように感じる。

2人が退職する1年前には新しい仕組みを導入して、並走しながら引き継ぐ。それが、今の私が描いているシナリオだ。

プロが去った後も、組織が回る状態を作る。それが、今の私の最大のミッションだ。

「総務・労務・経理で悩むあなたに、現場から届けます。」

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暗黙のルールという名の地雷〜文書化されない職場ルールが引き起こす問題〜

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