中小企業の管理部門で今もFAXと紙が現役な話〜DXが進まない現場のリアル〜

令和の今、FAXと紙が現役な会社はどの程度あるだろうか。

正直、うちが、それだ。

その現場を回しているのが、私のような人間だ。中小企業で、経理・総務・労務を、一人でまたいでいる。大きな会社なら、経理部、総務部、人事部と、部署が分かれているのだろう。でも、ここにはその縦割りを一人でまたぐ人間がいる。別々に見えるものが、一人でまたいでいると、地続きに見えてくる。これから、その現場の話を、ありのままに書こうと思う。

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FAXと紙で回る、令和の現場

うちの労務管理は、今もFAX・紙・エクセルで成り立っている。

各拠点の事務担当が出勤簿を取りまとめ、所属長のハンコをもらって、本部にFAXや郵便で送ってくる。それを受け取った担当者が、目視で集計する。社会保険の手続きは、手書きの申請書を簡易書留で送る。入社手続きの書類は裁断してファイルに綴じる。社員名簿は、手書きだ。

世間が「DX」「ペーパーレス」と騒ぐ時代に、ずいぶんのんびりした話だと思う。笑えない話だけど、これがうちのリアルだ。

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ベテラン2人が、経験と勘で支えている

さらに言えば、この業務の大部分を、ベテラン2人が、長年の経験と勘で回している。

給与担当のA部長代理、総務担当のB部長代理。FAXと紙を信奉し、エクセルまでがギリギリのライン。管理の方法はそれぞれ違うし、フォーマットも違う。ルールは口伝で、どこにも文書化されていない。

それでも2人とも、全部を把握していて、なぜか成り立っている。

これを「すごい」で済ませてはいけない。

これは、属人化という名のタイムボム——時限爆弾だ。

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なぜ、変えてこなかったのか

「なんで今まで変えなかったの?」と思う人もいるかもしれない。

理由はシンプルだ。プロがいたから、回ってしまっていた。

困っていない問題は、問題として認識されない。先輩たちが全部カバーしてくれるから、誰も声を上げなかった。上げる必要が、なかったのだ。

でも、そのベテランたちにも定年がある。あと2〜3年。私はそのタイムリミットを、なんとなくではなく、はっきりと意識し始めている。

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このブログで、書いていくこと

もともとは私は経理で入社し、経理の業務が中心だった。そこにいつの間にか総務が加わり、ついに労務まで担当し始めた。今は、様々な垣根を越えて、管理部門全般を担っている。だからこそ、この仕事に関わる人が抱える悩みや葛藤は、ある程度わかっているつもりだ。

FAXと紙の話は、ほんの入り口にすぎない。この仕事をしていると、毎日いろんなことが起きる。ややこしい制度に頭を抱える日もあれば、社用車の事故や、怪しいメールみたいな事件が飛び込んでくる日もある。誰かを送り出す手続きの重さも、ふと考えさせられる現場の出来事もある。

このブログでは、そういう現場で起きることを、制度の話も、事件の顛末も、仕事の中で感じたことも、ぜんぶひっくるめて、正直に書いていく。華やかでも、立派でもない。でも、同じ現場で戦っている人には、きっとどこか「わかる」と思ってもらえる気がしている。

同じような状況で悩んでいる誰かの、何かヒントになれば嬉しい。

「総務・労務・経理で悩むあなたに、現場から届けます。」

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