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正直に言う。あの日、確定ボタンの前で手が止まった私も、少しは成長した。
前回、初めて慶弔の手配をした日の話を書いた。社員のご家族の不幸に、B部長代理（総務担当）に教わりながら、震える手でようやく確定ボタンを押した——あの日のことだ。
あれから、私は何度か慶弔の手配を担当した。弔電も、祝電も。回を重ねるうちに、わかってきたことがある。確かにこのサービスは、便利だ。そして、あのボタンも、今では一人で押せるようになった。人間、何事も、やれば慣れるものだ。
今日は、その「使っているサービス」の話を、もう少し詳しくしたい。突然の知らせに、総務としてどう動くか。実際に手配して、しみじみ助かったことを、正直に書く。
訃報は、突然に
弔事は、社員のご家族だけの話ではない。取引先のご不幸に、会社として弔意を示すこともある。
訃報というのは、伝わるのがとても速い。受け取った誰かから、上へ、そして関係する部署へ。あっという間に社内に広がっていく。悲しみと、「会社として、どう弔意を示すか」という判断が、同時に、静かに走り出す。
そして、弔電の手配は、管理部門の手元にやってくる。葬儀や告別式には、日時がある。間に合わせなければならない。ここから先は、時間との勝負だ。以前は、この「時間との勝負」に、ただ青ざめていた。でも今は、やるべきことがわかっている。
必要な情報は、これだけある
弔電を手配するために、まず情報を受け取る。
故人のお名前、喪主のお名前、通夜と葬儀・告別式の日時、そして式場の場所。差出人となる、こちらの会社名と担当者。——これだけの情報がそろえば、手配は進められる。受け取ったら、すぐに動く。
私たちの会社では、こうした弔電や祝電の手配に、「VERY CARD」というサービスを利用している。慶弔の電報を、ネットから申し込めるサービスだ。
急ぐ場面で、いちばんありがたいこと
申し込みでは、台紙となる電報のデザインを選び、お届け先や式典の情報を入力していく。受取人のお名前、お届け先の住所、会場名、電話番号、式典の日時、お届け希望日。順番に埋めていけば、迷うことは少ない。
今回選んだのは、落ち着いた弔電の台紙に、お線香（御香）を添えてお届けする形。文面は、「ご逝去を悼み、謹んでお悔やみ申し上げます」といった、弔意を伝える言葉を選んだ。
そして、ここが、急ぐ場面でいちばんありがたいところなのだが——弔電には、あらかじめ用意された定型文が、数多くある。その数、約700種類とも言われる。弔事の言葉づかいは、慣れていないと、一字一句に気を遣う。失礼があってはいけない、という緊張がある。でも、きちんとした定型文から選べるので、不慣れでも、失礼のない弔意を、確実に届けられる。
かつて、確定ボタンの前で固まった私が、いちばん怖かったのは、お名前や日付の間違いだった。今でも、そこだけは何度も確認する。でも、文面そのものを一から考えなくていいというのは、あの緊張を、ずいぶん軽くしてくれた。これは、使ってみてしみじみ思ったことだ。
総務の目線で、助かる点
実務として使う中で、総務の立場から「助かる」と感じる点が、いくつかある。
一つは、急ぎへの対応力。地域や時間によっては、当日のお届けに対応してくれる仕組みがある。葬儀の日時が迫っていても、間に合わせられる可能性が残されているのは、心強い。
もう一つは、請求書での後払いに対応していること。その都度クレジットカードを切るのではなく、会社としてまとめて精算できるのは、経理処理のうえでも扱いやすい。
さらに、過去の申し込み履歴が残り、差出名やお届け先を登録しておける。慶弔は、頻度は高くないが、忘れた頃にやってくる。前回どうしたかを見返せるのは、担当が代わっても引き継ぎやすく、ありがたい。生花を一緒に手配したい場合も、希望すれば対応してもらえる。
価格帯も、1,000円台のものから選べる。用途と相手との関係性に合わせて、無理なく選べるのも、実務では大切なところだ。
かたちは変わっても、弔意は残る
かつては、社員のご家族の葬儀に、管理部門が出向く時期もあった。会社を代表して参列し、直接、弔意をお伝えする。それが、当たり前の風景だった。
けれど、最近は、家族葬が増えた。ご家族だけで静かに送りたい——そういうご意向で、参列を辞退されることが多くなった。時代とともに、弔いのかたちも変わってきている。
だからこそ、弔電の役割が、静かに増しているように思う。直接うかがえなくても、弔意を、きちんとした形にして届けられる。参列が難しくなった今、それは、会社としての気持ちを伝える、数少ない確かな手段になっている。
お祝いは、相手の気持ちに寄り添って
慶事のほうも、少し触れておきたい。あれから、祝電を手配する機会もあった。
同じサービスで、結婚や新築のお祝いに、祝電や胡蝶蘭を手配することもある。ただ、お祝いは、弔事とは少し勝手が違う。気持ちは大切だけれど、相手の負担になっては本末転倒だ。だから私たちは、ご本人の希望を聞きながら、送るかどうか、どんな形にするかを決めている。お祝いは、押し付けるものではない、というのが、うちの流儀だ。
そのうえで、いざ「贈ろう」と決まったとき——特に取引先の開店祝いや就任祝い、移転祝いのように、会社として格式のあるお祝いを贈る場面では、電報とはまた別に、お祝いの花を手配することがある。胡蝶蘭や、アレンジメントの花。こういう場面は、慶弔の電報以上に、マナーや見栄えに気を遣う。
正直に言う。私も最初は、法人の贈答用の花なんて、どこにどう頼めばいいのか、まるで見当がつかなかった。そういうとき、法人向けのお祝い花を専門に扱っているサービスがあると、ずいぶん助かる。たとえば「花秘書」のような専門店は、生産農家から新鮮な胡蝶蘭を直送してくれるうえ、贈り物で一番気を遣う「立札」の内容までスタッフが確認してくれる。この手の贈答に不慣れな担当者でも、失礼のない一鉢を贈れるということだ。弔電のときと同じで、こういう「頼れる手段」を一つ知っておくと、いざというお祝いの場面で、慌てずに済む。
私の引き出しにも、数珠がある
前回、B部長代理の机の引き出しに、数珠と黒いネクタイがしまわれているのを見て、驚いた話を書いた。いつ来るか分からない日のための、静かな備え。
——実は今、私の引き出しにも、同じものが入っている。B部長代理に倣って、数珠と黒いネクタイを、そっと忍ばせた。あの日見せてもらった備えを、私も自分の手元に持つようになった。
冠婚葬祭は、選べない。いつ来るかも決められない。でも、その日にどう動けるかは、備えで決まる。引き出しの中の数珠と同じように、「困ったときは、ここで手配する」という頼れる手段を、一つ持っておく。それだけで、突然の知らせに、慌てずに、けれど心を込めて、向き合うことができる。
あの日、確定ボタンの前で震えていた私は、もういない。備えること。そして、頼れる手段を知っておくこと。その二つがあれば、突然の「その日」にも、ちゃんと立っていられる。もし、弔電や祝電の手配で迷うことがあれば、こうしたサービスを一つ知っておくといい。いざというときに、落ち着いて動ける。
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