正直に言う。
私はずっと、A4の白紙でメモを取っていた。
書いて、折って、ポケットに突っ込んで、気が向いたらファイリングする。そういうスタイルだった。
見返せていなかった。というより、見返す前にどこかへいってしまっていることの方が多かった。
短期記憶が強いと、メモを軽視する
私は短期の記憶がかなり強い方だと思っている。具体的には、1か月から3か月程度であれば、大抵のことは頭に入っている。
だからメモは、記憶の起動装置程度の感覚だった。書いたことそのものより、「書いた」という行為が記憶を定着させる。見返さなくても、大体は頭に残っている。
緊急のタスクの8割は短期のイベントだ。残り2割の長期のものは急がないから、スケジュール帳に入れておけばいい。そう思っていた。いや、信じていた。
自分も、属人化していた
ある時、毎年恒例の社内イベントの準備を、すっかり頭から飛ばしていた。致命的なものではなかったが、「凪、毎年やってるあれは？」と声をかけられた瞬間、血の気が引いた。
そう。私自身も、属人化していたのだ。
頭の中にしか存在しない業務。自分が忘れたら、誰にも分からない業務。日頃あれだけ属人化の怖さを実感し、こんな話まで書いておきながら、自分がその張本人になっていた。
A部長代理の一言
その反省をA部長代理（給与担当）としていた時、こう言われた。
「凪、お前、そのメモ、見返せてるか？」
私は必死にメモを取っている。しかしそれは、ファイリング前のA4の白紙だ。どこかへいく。見返せていない。
「ノートを買え。それなら振り返れるし、なくならない。」
義務教育レベルの話だ。分かっている。でもここで赤裸々に書く。私はその日の帰り、走った。ダイソーに。そしてノートを買った。
メモの取り方に、人柄が出る
職場を見渡すと、メモの取り方は本当に人それぞれだ。裏紙に走り書きする人、メモ用紙に几帳面に書く人。営業がよくノートを広げて何かを書いているのを、素直に感心して見ていた。
今は令和だ。きっとメモを取る専用のアプリもあるのだろう。それでも、やはり自分の手で書いた方が記憶に残りやすいと感じる。
長期のことも、重要なことは覚えている。でも、印象が薄いことは覚えていない。そこでこぼれ落ちる1割を拾い上げるのが、メモの力だ。ページをめくって振り返れば、積み残しが見つかる。
私の好みのやり方では、業務に支障が出るとわかった。だから変える。それだけのことだ。
属人化をなくせと言いながら、自分が属人化の塊だった。その反省が、一冊のノートから始まっている。
まだノートの旅は始まったばかりだ。使い続けて気づいたこと、変わったことがあれば、またここで報告する。
「総務・労務・経理で悩むあなたに、現場から届けます。」
次はこの話をする
36協定の様式が複雑すぎる〜改正で枝分かれして差し戻された話〜
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