正直に言う。
「車両管理」と聞いて、何を思い浮かべるだろうか。
新車を買う。点検に出す。事故が起きたら対応する。
たぶん、それくらいのイメージだと思う。
でも、実際の業務はもっと幅広い。そして、そのほとんどを担っているのが、中小企業では総務部門だ。
今回から数回にわたって、私が現場で関わってきた車両管理の話を書いていく。業務範囲、コスト、保険、そして——忘れられない、ある事故の話まで。総務として知っておきたいことを、順番に書いていく。
車両管理の業務範囲は、想像以上に広い
うちの会社では、B部長代理（総務担当）が車両管理を担っている。給与担当のA部長代理とは別の人物だ。
業務内容を並べると、こうなる。
複数拠点に配備された社用車の全体管理。12ヶ月点検・3ヶ月点検の案内と手配。新車購入時のメーカー選定。リース会社の選定と契約。取引先との関係を意識した販売店からの納車。任意保険の対応。車両保険の手続き。事故発生時の対応。
これが、車両1台あたりに発生しうる業務だ。社用車が複数あれば、その数だけ管理項目が増える。
特に取引先との関係性は、車両ひとつとっても無視できない。「お客さんと提携している販売店から買う」「お客さんが扱うメーカーの車を選ぶ」という配慮が、商売を続ける上で必要になることもある。
これが、中小企業の現場の実態だ。
エクセルで管理するという選択
B部長代理は、車両管理をエクセルで行っている。
ただし、そのエクセルが複雑怪奇だ。
リース会社ごと、ドライブレコーダー設置車両ごと、保険ごと、ETC、ガソリンカード、拠点ごと、メンテナンス工場ごと、ドライバーごと。ありとあらゆる属性が、別々のタブで分断されている。
つまり、車両を1台入れ替えると、すべてのタブに反映を入れなければならない。
私から見れば、気が遠くなる作業だ。
エクセルを統合しようとして、断られた話
一度、我慢の限界で、すべてを一つにまとめたシートをサンプルで作って、B部長代理に見せたことがある。
返ってきたのは、こうだった。
「これでは管理できない。見づらいから、俺はやらない」
何が管理できないのか、正直、私にはピンとこなかった。
でも、うちの会社のDX化が進まない理由は、たぶんこういうところにある。
長年積み上げてきたやり方を変えることへの抵抗感。「自分が見やすい」という主観。新しい仕組みへの不信感。これらが組み合わさって、現状維持が選ばれ続ける。
でも、これはB部長代理が悪いわけじゃない。長年その方法で、大きな問題もなく回してきたのだ。本人にとっては、それが一番確実なやり方なのだろう。新しいものに飛びつかない慎重さは、それはそれで、一つの見識だ。
ただ、発想を変えた
最初は「B部長代理を説得して、エクセルを統合しよう」と思っていた。
でも、よく考えると、これは発想が違うのかもしれない。
エクセル側を何とかしてもらうのではなく、それを管理するシステムを探せばいい。
エクセルで頑張るから複雑怪奇になる。車両管理に特化した専用のシステムに移し替えれば、もっとスムーズな管理ができる可能性がある。
そして、どうせ見直すなら、これはいい機会でもある。社用車にまつわるコストは、車両管理システムだけじゃない。ETCやガソリンカードの精算、任意保険の契約方式（社用車が10台以上あるなら「フリート契約」という選択肢がある）、リースの見直し。普段は「前年と同じで」と流してしまいがちな部分を、棚卸しするには、ちょうどいいタイミングだ。
今まさに、その一つひとつを調べている最中だ。これが、なかなか面白い。社用車の保険、ETC・ガソリンカード、車両管理システム——それぞれに、知らなかった選択肢や、コストを抑える手があることが、だんだん見えてきた。調べた中身は、いずれ順番に、整理して書いていくつもりだ。
B部長代理が退職するまでに、私は調べる
B部長代理の退職まで、まだ2〜3年ある。車両管理も、引き続きあの人が行っている。
だから、管理そのものは今のまま任せておく。
私がやるのは、その間に車両管理を引き継いだ時のための準備だ。具体的には、どんなシステムや選択肢があるのかを調べておく。引き継いだ瞬間に「複雑怪奇エクセルを丸ごと相続する」のは、避けたいからだ。
そして、車両管理の話をするなら、どうしても外せない出来事がある。実際に、社用車で事故が起きた時の話だ。
あれは、私が「車両管理」というものの本当の意味を知った出来事だった。そして、ある人の凄さを、思い知らされた出来事でもある。次回は、その話をしようと思う。
「総務・労務・経理で悩むあなたに、現場から届けます。」
次はこの話をするね
社用車で事故が起きた日〜ナンバープレートが飛んできて、総務は何をしたか〜
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