正直に言う。
うちの勤怠管理は、カオスだ。
出勤簿が3種類ある
タイムカードはない。毎月15日締めで、各拠点から出勤簿が届く。
出勤簿とは、社員が毎日の出退勤時間を記録する帳票だ。ただしうちの場合、これが一種類ではない。
出勤簿Aは営業向けだ。固定残業代が設定されているため、残業時間の記載に配慮した設計になっている。私が作成して各事業所に配布し、入力・印刷して管理部門へ届けてもらう形だ。毎年少しずつ改善を重ねている。
出勤簿Bは現場部門向けだ。残業した分の記載欄がある。こちらは現場部門のトップが管理しているため、私は手が出せない。
出勤簿Cは他社へ出向している社員向けだ。出向先の会社独自のフォーマットになるため、こちらも私にはいじれない。
届き方も5種類ある
この3種類の出勤簿が、毎月15日に向けて届く。届き方がまた多種多様だ。
郵送、FAX、メール、手渡し、社員が移動する便に持たせる。
手段を選ばず、とにかく届けてくれればいい。そういう文化だ。
なぜ出勤簿の管理がこれほど複雑なのか
背景として一つ補足しておく。
うちの会社は、残業代の支払いに関して法令を上回る水準で対応している。だからこそ、出勤時間・残業時間の正確な把握が重要になる。いい加減な管理は許されない。
であるならば、タイムカードや勤怠システムを導入して一元管理すればいい。そう思うだろう。私もそう思う。ただ、そうなっていないのがうちのリアルという現実だ。
出勤簿が3種類あるのも、各部門の給与体系の違いに対応するためだ。複雑に見えるが、なんだかんだ理由はある。
届いてからの処理フロー
届いた出勤簿をもとに、各事業所で出勤集計表を作成している。出勤日数・休日日数・残業時間などをまとめた一覧表のことだ。
これが管理部門に届いたら、有給取得管理簿への転記と給与システムへの入力が始まる。全て入力が終わったら印刷して、A部長代理（給与担当）と私でダブルチェックをかける。確認が取れたら振込、最後に管理部長へ報告する。うちの有給取得管理簿も、複雑怪奇なエクセルで回していて、その話は別の記事に書いた。
なぜこれで成り立っているのか
正直に言うと、A部長代理の経験と勘で成り立っている。
出勤簿には異常値が混ざることがある。休日なのに出勤時間が入っている。明らかな出勤日なのに休日扱いになっている。そういったものを目視で拾い上げ、各拠点に確認を取る。
これを毎月こなしているのが、現場の実態だ。
本当に必要なのは何か
勤怠管理システムを選ぶ基準を考える前に、まず現状を整理する必要があると思っている。
出勤簿が3種類。届く手段が5種類。集計・転記・入力・チェックまで全て手作業。これを一本化できるシステムがあれば、それが正解だ。
ただしうちの場合、出向社員の出勤簿は出向先に依存するため、完全な一本化は難しい。どこまで効率化できるか、という視点で選ぶ必要がある。
このカオスを整理することが、私の宿題として残っている。具体的なシステム比較は、いずれ別の記事でやる予定だ。
「総務・労務・経理で悩むあなたに、現場から届けます。」
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