36協定の様式が複雑すぎる〜改正で枝分かれして差し戻された話〜

正直に言う。

制度というのは、現場が思っているよりも、ずっと速く変わる。

今回、私はそれを、思いきり実感することになった。36協定の様式が変わっていた話だ。

そもそも、36協定とは

まず、36協定について軽く触れておく。

労働基準法では、労働時間は原則「1日8時間・週40時間」までと決められている。これを超えて残業や休日労働をさせるには、会社と労働者の間で協定を結び、労働基準監督署に届け出る必要がある。

これが、労働基準法第36条にもとづく協定。通称「36（サブロク）協定」だ。

さらに、特に忙しい時期などに上限を超えて残業させる場合は、「特別条項」をつけた協定を結ぶ。多くの会社が、この特別条項つきで届け出ている。

うちでは、36協定を紙で出している。

この協定を引き継いだとき、A部長代理（給与担当）からは、こう聞いていた。

「毎年、内容が大きく変わるわけじゃない。前の年に作ったWordのファイルを開いて、年度のところだけ書き換えて印刷すればいい」

実際、それで長年回ってきたらしい。負担としては、ごく軽いはずの作業だった。

——今回までは。

A部長代理に言われた通り、前年のWordファイルを開いて、年度を書き換えて、特別条項つきの協定を作成した。そのまま労働基準監督署に提出した。

ところが、差し戻された。

「この様式では受け付けられません。別の様式で出し直してください」

頭の中が、はてなで埋まった。引き継いだ通りにやったのに、なぜ。

どうやら、最近になって様式が変わったらしい。「年度だけ書き換える」では、もう済まなくなっていたのだ。

調べてみて、ようやく理解した。

近年の改正で、36協定の様式が、事業の種類によって枝分かれしていたのだ。

例えるなら、こういうことだ。今まで「残業します」という届出は、みんな同じ用紙1枚で済んでいた。それが改正後は、働き方のルールが特殊な職種について、専用の用紙が用意されるようになった。

どれくらい増えたか。今ある様式を、並べてみる。

多い。

しかも、これは「新様式」の話。令和6年3月以前の「旧様式」も、これとは別に存在する。……いや、もう語るのもしんどいので、そこは割愛する。

正直、最初はどれがどれだか、まったく区別がつかなかった。自分が出すべき様式にたどり着くまで、ずいぶん時間がかかった。

今回、私が一番痛感したのは、これだ。

制度は、現場が思っているよりも速く、そして細かく変わる。

「毎年同じ」「去年と同じやり方でいい」。そう思っていると、ある日突然、差し戻しという形で足をすくわれる。前任者から引き継いだやり方が、いつの間にか通用しなくなっていることだって、普通にあるのだ。

正直に言う。私は労務の経験が、まだ浅い。だから、こういう改正の一つひとつが、勉強の連続だ。差し戻されるたびに、知らなかった自分を思い知る。

でも、それでいいとも思っている。間違えて、調べて、覚える。その繰り返しでしか、知識は身につかないから。

今回、様式と格闘する中で、気づいたことがある。

実は、36協定は電子申請ができる。国の電子申請システム、e-Gov（イーガブ）を使えば、そもそも紙で出す必要はない。

電子申請なら、条件を選んでいくと、使うべき様式が自動でガイドされる仕組みがあるという。質問に答えていけば、自然と正しい様式にたどり着く。つまり、今回のような様式の選び間違いは、そもそも起きなかったかもしれない。

制度がこれだけ複雑になった今、数ある様式の中から、人間が紙の上で正解を選ぶのは、もう限界に近い。複雑だからこそ、電子化の仕組みに乗って、ミスを減らす。それが、これからの管理部門の戦い方なのかもしれない。

……とはいえ、それを実現するまでの間、私は前年のWordファイルと、新しい様式を見比べながら、項目を一つずつ手で移していくしかない。理想を語りながら、現実はアナログ。そのギャップごと、これが現場のリアルだ。

電子申請の導入は、私の中で、これから本気で考えたいテーマになった。もし実際に動かすことになったら、その過程は、またどこかで話そうと思う。

「総務・労務・経理で悩むあなたに、現場から届けます。」

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