事務職って、実際は何をしているの? と聞かれることがある。
前に、面接で何を見られるかという話を書いた。じゃあ、事務職にいざ入ったら、実際どんな毎日が待っているのか。今日は、その中身を話したい。
正直に言う。派手なことは、何もない。だから、ありのままの一日を、淡々と書く。
朝のルーティン
まず挨拶をして、PCの電源を入れる。コーヒーを入れる。
メールを確認して、緊急性の高いものを仕分ける。始業前でも、緊急なら対処する。スケジュールを確認して、今日一日の予定を頭に入れる。メモを見て、書類の山を見て、優先度の高いものから処理を始める。
ちなみに私は、管理部門で労務・総務・経理を担当している。机の上に積み上がっているのは、その全部の仕事だ。それぞれがどう違うのかはこちらの記事で書いたので、興味があれば覗いてみてほしい。
その山の中に、期日が近づいているものがあれば、優先度を上げる。これをやらないと、気づいたら締め切り当日になっている。
突発タスクが湧いてくる
そうこうしていると、突発的なタスクが入ってくる。緊急性が高ければそちらを優先する。
「PCの使い方がわからないから、ちょっと来てくれ」というのもしょっちゅうだ。管理部門は、社内の何でも屋になりやすい。
電話もむっちゃかかってくる。主に飛び込みの営業電話だ。一日何件も来る。「当社には刺さっていません」「今はお断りしています」とばっさり切る。
実際にうちに必要だと感じたものには、資料等を取り寄せる。更に興味のあるものは話を詳しく聞き、これは良いとなったら上と相談して稟議を作成し、導入を決める。これも仕事のうちだ。
便利に使ってもらう部門だと思っている
管理部門の本質は何か、と聞かれたら、こう答える。
便利に利用してもらう部門だ。社員が困ったことを持ってきて、それを解決する。問い合わせに答える。手続きを代わりにやる。それが仕事だ。
例えば、営業が外回り中に事故を起こしたとしよう。本人に警察へ連絡してもらいつつ、保険会社とのやり取り、レッカーの手配、事故後の処理を総務がサポートする。場合によっては相手方との対応も保険会社を通して進めていく。
営業に、1日でも早く営業という日常に戻ってもらいたいからだ。そのために、我々が存在していると思っている。
営業が稼ぎ頭であるという認識は、前提としてある。だからこそ、その邪魔をしないように動く。それが管理部門の役割だ。
「ありがとう」と言われる瞬間が、一番嬉しい。人の役に立った、喜ばせた、という感覚がある時に、この仕事をやっていてよかったと思う。
ただ、注意が必要だ。
「はいはい」となんでも言うことを聞いていると、とんでもないことになる。
「人事の情報、もう決まったんでしょ？早く教えてよ」「あいつの給与、こんなもんだろ？」「ここのシステムの権限、書き換えといて」
これは全部断る。あるいは上に確認を取る。
便利に使ってもらうことと、越権行為の片棒を担ぐことは全然違う。その判断は、自分でしなければならない。誰も教えてくれないし、この匙加減はマニュアルにも書いていない。
一日の終わりに
積み残したタスクをメモにまとめる。明日の自分への引き継ぎだ。
挨拶をして、帰る。
「ありがとう」「助かったよ」を何回集められたか。それが充実度のものさしだ。
ただし、時には社内の誰かに嫌われてでも、会社のルールと秘密を守り抜く強さが必要になる。
ただの「都合のいい人」で終わるか、背中を任せられる「最後の砦」になるか。
その境界線で毎日戦うのが、管理部門の本当のリアルだと思っている。
「総務・労務・経理で悩むあなたに、現場から届けます。」
次はこの話をする
入社直後に保険証がない状態で病院に行くとどうなるか〜10割負担と療養費の話〜
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